04. PENCATATAN TRANSAKSI BISNIS

Memahami langkah-langkah dalam proses pencatatan

Siklus akuntansi (the accounting cycle) adalah siklus yang menunjukkan langkah-langkah yang diperlukan dalam penyelesaian proses akuntansi secara manual.

Gambar di bawah ini menunjukkan ringkasan siklus akuntansi yang dikerjakan secara manual. Siklus tersebut bermula dari bukti transaksi, dicacat dalam buku harian (buku jurnal), dipindahkan ke buku besar, kemudian diringkas dan diakhiri dengan penyajian laporan keuangan.

Siklus akuntansi dapat dijelaskan sesuai dengan urutan kejadiannya sebagai berikut:

1.  Transaksi yang terjadi di perusahaan akan dicatat dalam dokumen sumber (a source document).

    Contoh dokumen sumber atau bukti transaksi diantaranya adalah kuitansi pembayaran atau penerimaan kas, faktur pembelian, faktur penjualan, kartu jam kerja, dan lain-lain.

2. Transaksi yang terjadi dalam suatu periode dicatat menurut urutan kejadiannya dalam sebuah buku.

    Pencatatan ini lazimnya disebut dengan membuat jurnal. Dengan demikian mencatat transaksi sama artinya dengan menjurnal transaksi. Buku yang digunakan untuk mencatat transaksi atau membuat jurnal ini disebut dengan buku harian. Disebut buku harian karena pencatatan dalam buku ini harus dilakukan menurut urutan kejadiannya (kronologisnya) yang umumnya dilakukan setiap hari.

    Dengan demikian jurnal dalam buku harian merupakan catatan permanen atas semua transaski bisnis perusahaan. Jurnal ini dilakukan atas dasar dokumen sumber yang disebut dengan bukti transaksi menurut aturan debit kredit.

3. Langkah berikutnya setelah membuat jurnal adalah memindahkan catatan di buku harian ke kelompok akun-akun yang disebut dengan buku besar (the ledger). Proses memindahkan dan mengelompokkan catatan dari buku harian ini ke dalam buku besar (the ledger) disebut dengan proses posting. Pada akhir periode, setelah semua transaksi dicatat dalam buku harian (jurnal) dan diposting ke akun seluruhnya dalam buku besar, saldo untuk masing-masing akun dihitung. Saldo adalah perbedaan antara sisi debit dengan sisi kredit untuk setiap jenis akun.

4. Langkah terakhir adalah menyiapkan daftar semua akun dan saldonya. Daftar ini disebut dengan neraca saldo (the trial balance). Neraca saldo dipersiapkan untuk melihat kesamaan debit dan kredit akun-akun yang ada di buku besar (the ledger). Ringkasan akun beserta saldonya yang terdaftar dalam neraca saldo (the trial balance) ini digunakan sebagai dasar untuk menyiapkan laporan keuangan.

Menganalisis Pengaruh Transaksi Bisnis terhadap Akun

Semua transaksi yang terjadi di perusahaan akan dicatat dalam buku harian. Untuk mencatat transaksi ke dalam buku harian ini diperlukan analisis setiap transaksi yang terjadi secara cermat.

Analisis transaksi ini merupakan langkah yang paling kritis dalam siklus akuntansi karena langkah ini akan mempengaruhi langkah berikutnya. Analisis diperlukan untuk memahami pengaruh transaksi terhadap akun-akun yang ada dalam persamaan dasar akuntansi.

Setiap transaksi bisnis yang terjadi disuatu perusahaan, mempengaruhi minimal dua akun. Berapapun jumlah akun yang terlibat dalam sebuah transaksi, jumlah debit dan kredit akan selalu sama dalam setiap transaksi. Hal ini memenuhi kaidah persamaan dasar akuntansi dimana Harta = Utang + Modal.

Karena persamaan ganda ini dan pengaruh transaksi terhadap minimal dua akun ini, sistem akuntansi yang demikian disebut dengan sistem akuntansi berpasangan (double entry system). Sistem akuntansi berpasangan merupakan alat yang dapat digunakan untuk menganalisis transaksi.

Langkah¬langkah dalam menganalisis transaksi bisnis bisa dilakukan dalam urutan sebagai berikut:

1. Tentukan pengaruh suatu transaksi pada akun harta, utang, modal pemilik, (termasuk akun pendapatan maupun akun beban).

2.  Tentukan pengaruh transaksi tersebut pada setiap akun, apakah akun tersebut mengalami kenaikan atau penurunan.

3. Tentukan apakah kenaikan atau penurunan akun tersebut harus dicatat disebelah kredit atau sebelah debet.

Untuk menganalisis pengaruh suatu transaksi terhadap akun-akun harta, utang maupun modal pemilik, perlu diingat kembali persamaan dasar akuntansi dan aturan pendebitan dan pengkreditan.

Ada tiga jenis akun pada persamaan dasar akuntansi yaitu harta (Assets), utang (liabilities) dan modal (capital). Pencatatan transaksi ke dalam tiga akun ini diperlukan aturan pendebitan dan pengkreditan.

Pengertian Jurnal dan Fungsinya

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama setelah bukti transaksi. Fungsi jurnal adalah menyediakan catatan yang lengkap dan permanen dari semua transaksi perusahaan yang disusun dalam urutan kronologis kejadiannya sebagai referensi di masa mendatang. Tujuan mencatat transaksi ke dalam jurnal adalah untuk menunjukkan pengaruh setiap transaksi ke dalam akun perusahaan. 

Dalam siklus akuntansi perusahaan,  jurnal merupakan kegiatan pencatatan dasar sebelum posting akun di buku besar. Dengan demikian, bila terjadi kesalahan dalam membuat jurnal, mengakibatkan akun di buku besar juga salah, sehingga laporan keuanganpun pada akhirnya juga salah. 

Jurnal juga merupakan permulaan pencatatan secara kronologis berupa pendebitan dan pengkreditan dari transaksi keuangan yang telah terjadi serta penjelasannya. Pendebitan dan pengkreditan transaksi dilakukan menurut kaidah pencatatan debit dan pencatatan kredit, dimana pencatatan debit harus dilakukan lebih dulu baru kemudian pencatatan kredit. Pencatatan debit dan pencatatan kredit ini merupakan kegiatan dalam jurnal yang biasanya juga disebut sebagai pencatatan ayat-ayat jurnal. 

Bentuk-bentuk Buku Jurnal (Harian) 

Terdapat beberapa macam bentuk jurnal, diantaranya meliputi:

a. jurnal umum, merupakan jurnal standar yang berbentuk secara umum. Jurnal ini biasanya juga disebut sebagai jurnal memorial. Umumnya buku jurnal atau buku harian menggunakan bentuk jurnal umum dua kolom

b. jurnal khusus, adalah jurnal yang dibuat khusus untuk transaksi yang sering terjadi. Jurnal khusus meliputi jurnal khusus penerimaan kas, jurnal khusus pengeluaran kas, jurnal khusus penjualan, dan jurnal khusus pembelian.

c. jurnal penyesuaian, adalah jurnal yang dibuat pada akhir periode untuk menyesuaikan saldo akun yang belum tepat, seperti saldo pos akrual dan deferal.

d. jurnal penutup, adalah jurnal yang dibuat pada akhir periode untuk menutup atau membuat saldo menjadi nol atas akun pendapatan, akun beban akun laba/rugi, prive dan sebagainya.

    Akun-akun yang memerlukan jurnal penutup adalah akun-akun yang termasuk dalam kelompok akun laba/rugi.

e. jurnal pembalik, adalah jurnal yang dibuat pada awal periode untuk membalik jurnal penyesuaian tertentu

Menyiapkan Ayat-ayat Jurnal di Buku Harian

Sebelum transaksi dijurnal, terlebih dahulu transaksi dianalisis untuk menyusun ayat-ayat jurnal yang akan dimasukkan dalam buku harian. Berikut contoh analisis:

Analisis Transaksi	Nama Akun	Debit	Kredit
1. Pemilik menginvestasikan hartanya ke perusahaan berupa kas, Perlengkapan dan peralatan kantor
a. Transaksi ini berpengaruh pada akun kas, akun perlengkapan dan akun peralatan serta akun modal pemilik atas investasi yang dilakukannya ke dalam perusahaan
b. Pengaruh transaksinya adalah akun kas, akun perlengkapan dan akun peralatan mengalami peningkatan akibat investasi dan akun modal pemilik juga mengalami peningkatan akibat setoran investasi oleh pemilik.
c. Oleh karena akun kas, akun perlengkapan dan akun peralatan mengalami peningkatan maka sesuai kaidah, akun-akun ini akan didebit, demikian juga akun modal pemilik juga mengalami peningkatan sehingga akun ini harus dikredit.	Kas Perlengkapan Peralatan Kantor Modal Pemilik	x.xxx.xxx x.xxx.xxx x.xxx.xxx	x.xxx.xxx
2. Membayar tunai atas sewa gedung
a. Transaksi ini berpengaruh pada akun sewa dibayar dimuka dan akun kas.
b. Pengaruh transaksinya adalah akun sewa dibayar dimuka mengalami peningkatan karena dilakukan pembayaran terhadap sewa gedung, sementara akun kas mengalami penurunan akibat melakukan pembayaran sewa gedung.
c. Oleh karena akun sewa dibayar dimuka mengalami peningkatan maka akun ini akan didebit karena akun ini merupakan kelompok akun harta, sedangkan akun kas akan dikredit karena mengalami penurunan.	Sewa Dibayar Dimuka Kas	x.xxx.xxx	x.xxx.xxx
3. Membeli peralatan kantor secara kredit
a. Transaksi ini berpengaruh pada akun peralatan kantor yang merupakan kelompok akun harta serta berpengaruh pada akun utang yaitu utang lancar.
b. Pengaruh transaksinya adalah akun peralatan mengalami peningkatan sebagai akibat pembelian, sementara itu akun utang yaitu utang lancar juga mengalami peningkatan sebagai akibat pembelian berupa kredit.
c. Akun peralatan kantor mengalami peningkatan, maka akun peralatan akan didebit dan akun utang usaha akan dikredit.	Peralatan Kantor Utang Usaha	x.xxx.xxx	x.xxx.xxx
4. Menerima uang tunai dari klien sebagai uang muka jasa yang diberikan
a. Transaksi ini akan berpengaruh pada akun Kas dan akun utang berupa uang muka pendapatan.
b. Pengaruh transaksinya adalah akun Kas mengalami peningkatan dan akun utang berupa pendapatan dimuka juga mengalami penngkatan.
c. Akun kas mengalami peningkatan, maka akun kas akan didebit dan akun utang berupa utang lancar akan dikredit.	Kas Pendapatan Dimuka	x.xxx.xxx	x.xxx.xxx
5. Membayar premi asuransi untuk properti dan kecelakaan
a. Transaksi ini akan berpengaruh pada akun harta berupa asuransi yang telah dibayar dimuka dan kas yang digunakan untuk membayar premi.
b. Pengaruh transaksinya adalah akun asuransi dibayar di muka mengalami peningkatan dan akun kas mengalami penurunan.
c. Dengan peningkatan akun harta untuk Asuransi, maka akun asuransi dibayar di muka akan didebit dan akun kas akan dikredit karena mengalami penurunan.	Asuransi Dibayar Dimuka Kas	x.xxx.xxx	x.xxx.xxx
6. Membayar iklan untuk surat kabar
a. Transaksi ini akan berpengaruh pada akun beban iklan dan kas sebagai akibat pembayaran beban iklan.
b. Pengaruh transaksinya adalah akun beban iklan mengalami peningkatan karena dilakukan pembayaran dan akun kas mengalami penurunan.
c. Oleh karena mengalami peningkatan pada akun beban untuk iklan, maka akun beban iklan akan didebit dan akun kas dikredit.	Beban Iklan Kas	x.xxx.xxx	x.xxx.xxx